Poslovni ljudi koji drže do poslovne etike i do održavanja kvalitetnih odnosa sa svojim saradnicima i klijentima, sa razlogom poklanjaju veliku pažnju radnom prostoru. Oni znaju da se upravo tu započinju uspešne saradnje i postižu odlični poslovni rezultati.
Iako se čini da nikad nema vremena za preuređenje kancelarije, ono zapravo štedi vaše dragoceno vreme i novac. Pored svih troškova koje imate kada pokrećete biznis, jedan od onih koji se najviše isplati jeste izdatak oko uređenja svog novog prostora za rad.
Predlažemo vam nekoliko praktičnih saveta koji će vam pomoći da povećate funkcionalnost prostora u kome provodite svoje radno vreme i krčite put ka svojim poslovnim uspesima. Potrebno je samo da se osmelite i krenete sa reorganizacijom dok ne obezbedite sebi prostor u kome ćete moći da budete produktivniji i da kvalitetnije obavljate svoje radne zadatke.
Šta je to organizacija radnog prostora?
Nažalost, premeštanje gomile dokumenata i radnog materijala sa stola na policu i natrag ne može se nazvati organizovanjem radnog prostora. Suočite se već jednom sa svojim radnim stolom. Ako vam se čini da vam je sve potrebno i u isto vreme kako vam ništa od toga ne treba i da vas ometa – u oba slučaja ste u pravu.
Da ne biste došli u situaciju da čuvate nepotrebne dokumente, a da neke važne papire slučajno bacite u kantu za smeće umesto u fioku, zasucite rukave i raščistite već jednom taj haos na radnom stolu.
Funkcionalnost i produktivnost leže u urednosti. Zamislite samo koliko vremena izgubite tražeći neki ugovor ili plan, koji se (gle, čuda!) nalazi na baš vašem stolu. (Ispod gomile drugih, manje važnih dokumenata).
Da li vam sada sređivanje kancelarije zvuči kao gubljenje vremena?
No, počnimo ispočetka.
Pod kancelariju čuva (i krasi)
Preuređenje kancelarije trebalo bi da obuhvata i bezbedan rad u tom prostoru. Biranje podova za mesto u kom radite nije samo pitanje estetike, već i sigurnosti. Od izuzetnog značaja je da podne obloge budu kvalitetne, da ih je lako održavati i možda najvažnije da tehnički ispunjavaju vaše potrebe. Proverite koji je bezbednosni standard potrebno ispuniti prilikom opremanja poslovnog prostora, odnosno objekta javne namene, te u skaldu sa tim izaberite pod.
Ako odaberete kompozitni parket sa Bfl-s1 ili Cfl-s1 sertifikatom, vaša kancelarija biće dodatno zaštićena od mogućnosti izbijanja požara. Ovaj sertifikat zapravo znači da postavljate podove sa veoma niskim nivoom zapaljivosti i reakcije na plamen.
Još jedna značajna osobina jeste i vodootpornost. Kako su rezistentni na vodu i do 72 sata, jasno je da ćete biti bezbedni i u slučaju poplave. Važno je napomenuti i to da se ova vrsta podne obloge lako održava, te u svakom trenutku brzim prebrisavanjem možete imati pod koji blista.
Podelite radni prostor na „zone“
Iako čudno zvuči, podela radnog prostora na zone u kojima ćete obavljati različite vrste zadataka u velikoj meri može povećati vašu produktivnost. Ukoliko za to nema uslova, ne morate nužno fizički podeliti kancelariju. Međutim, jako je važno da imate svoj plan i organizaciju koju ćete poštovati.
Za početak, odlučite koja vrsta aktivnosti će se obavljati u svakoj zoni tj. oblasti vaše kancelarije. Izaberite svoj radni sto za glavni radni prostor – neka to bude centar vaše produktivnosti i skoncentrisanog rada.
Potom, obezbedite sebi prostor za odlaganje. Dakle, ormar sa policama i fiokama, mnogo pregrada ili jednom rečju, dovoljno mesta za sva ona dokumenta koja su vam važna, ali ne moraju biti na vašem radnom stolu u datom trenutku.
Organizaciju ove zone možete napraviti po azbučnom redu ili na koji god način vama odgovara, ali tako da uvek znate gde vam se šta tačno nalazi. Uradite reviziju dokumenata. Šta možete skladištiti u digitalnom formatu? Napravite svoju arhivu i obavezno sačuvajte kopije onih papira koji su vam važni.
Ukoliko je to izvodljivo, opremite kancelariju posebnim stolom za susrete i kraće neformalne sastanke sa svojim klijentima i saradnicima. Na ovaj način radni sto će ostati isključivo vaš lični prostor za rad.
Neka vam važne stvari budu pri ruci
Premda zvuči kao nešto što nije potrebno posebno napominjati, neverovatno je koliko ljudi često gubi na produktivnosti baš zbog toga što zanemaruju ovaj segment radnog prostora. Jednom kad podelite svoju kancelariju na zone, sednite za svoj radni sto i osvrnite se oko sebe – da li vam je ono što koristite stalno nadohvat ruke?
Neka polica ili ormarić sa bitnim dokumentima bude u neposrednoj blizini stola, tako da ne morate svaki put da ustanete i šetate do drugog kraja kancelarije da biste ih uzeli.
Ovo pravilo važi i za organizaciju radnog stola. Olovke, bušač papira, penkala – ono što koristite stalno mora biti blizu.
Omogućite sebi pogled kroz prozor ili na dragu fotografiju
Ovo se pre svega odnosi na položaj radnog stola. Idealno bi bilo kada biste mogli da postavite svoj radni sto tako da možete u svakom trenutku da pogledate kroz prozor. Pogled kroz prozor je dobar način da se odmorite, oslobodite stresa i predahnete. Uz to, ne treba potcenjivati značaj sunčeve svetlosti za oči i um. Kratak predah donosi veću efikasnost u radu, a pogled na ulicu ili obližnji park može vas inspirisati i motivisati da radite još bolje. Takođe, osvetljenje kancelarije je veoma važno za produktivnost. Idealno je ukoliko dobar deo dana možete raditi na prirodnom svetlu, ali isto tako pažljivo birajte i veštačko osvetljenje.
Ukrasna zelena biljka u saksiji takođe može učiniti čuda ne samo za dizajn vaše kancelarije, već i za vaše raspoloženje.
Ukoliko ste tesni sa prostorom, onda postavite na zid neku fotografiju, umetničku sliku ili jednostavno crtež svog deteta. Važno je samo da to bude predmet koji će vas opustiti i oraspoložiti. Stručnjaci savetuju povremeno skretanje pogleda sa računara na nekoliko minuta, kao i fokusiranje na neke udaljene predmete. Na ovaj način odmarate svoje oči, smanjujete napor i umor. Ako uz to gledate u nešto što vam izmamljuje osmeh – produktivnost u daljem radu je zagarantovana i eto vas u klubu uspešnih.
I na kraju – boje!
Nove boje zidova biće pravo osveženje i novi početak za vašu kancelariju. Plava boja, na primer, u svim nijansama se preporučuje za radni prostor, jer ima umirujući efekat, a uz to može posebno istaknuti u prvi plan urednost vaše kancelarije. Na ovaj način obezbeđujete sebi i svojoj firmi dobar prvi utisak kod klijenata. Pozitivan utisak, uredna i funkcionalna kancelarija, motivisanost za rad – i imate recept za poslovni uspeh.
